Wettelijke taken, hoge bestuurlijke ambities, regionale afspraken, personele vraagstukken en acute situaties strijden om dezelfde aandacht.
Emprover Ox maakt zichtbaar wat er werkelijk loopt, wat teams aankunnen en wat een nieuwe prioriteit betekent voor het werk dat al is afgesproken.
Meer zelfredzaamheid in het team. Meer scherpte in het gesprek over prioriteiten.
Herkent u dat brommertje van rechts?
Die onverwachte vraag van bestuur of directie die ineens voorrang krijgt. Vaak wordt wel besloten wat erbij komt, maar niet wat daarvoor moet wijken.
Emprover Ox maakt direct zichtbaar wat de nieuwe prioriteit betekent voor lopend werk, beschikbare capaciteit en bestaande afspraken. Zo wordt voorrang een bewuste keuze, geen stille overbelasting.
Bijna iedere nieuwe vraag heeft een goede reden. De raad stelt kaders. Het college heeft stevige ambities. Wetgeving verandert. Vanuit regio, Rijk en provincie ontstaan nieuwe verwachtingen. Ondertussen vragen medewerkers aandacht, lopen bestaande afspraken door en moet over de voortgang worden gerapporteerd.
Het probleem is zelden dat mensen te weinig doen. Het probleem is dat onvoldoende zichtbaar is waaraan zij allemaal tegelijk proberen te voldoen.
Ambities, wettelijke taken, incidenten en verbeterinitiatieven concurreren om dezelfde aandacht.
Bij een nieuwe prioriteit wordt zelden direct besproken welk bestaand werk moet vertragen.
U blijft uitleggen, afstemmen, bijsturen en voortgang najagen om de organisatie draaiende te houden.
De gemeenteraad heeft uiteindelijk het democratische primaat. Goede politieke keuzes ontstaan wanneer de ambtelijke organisatie vroegtijdig laat zien wat uitvoerbaar is, waar spanning ontstaat en welke consequenties een nieuwe keuze heeft.
Welke maatschappelijke doelen en werkpakketten verdienen prioriteit?
Wat kan het team werkelijk aan en welk bestaand werk komt onder druk?
Welke concrete resultaten zijn in de komende periode daadwerkelijk haalbaar?
De Werkverdeler brengt bestuurlijke afspraken, wettelijke taken, programma’s, verbeterinitiatieven en onverwacht werk samen in één actueel overzicht.
U hoeft het overzicht niet langer zelf bij elkaar te houden. Het ontstaat in het werkritme van de teams.
Het ene team heeft vooral behoefte aan een gedeeld overzicht van werkpakketten. Een ander team spreekt concrete resultaten per periode af. Sommige teams gebruiken daarnaast acties, een tijdlijn of vaste reflectiemomenten.
Verbind ambities aan het werk dat teams daadwerkelijk uitvoeren.
Maak zichtbaar wat loopt, waar het vastloopt en waar hulp nodig is.
Gebruik een tijdlijn wanneer mijlpalen en afhankelijkheden daarom vragen.
Een team, afdeling, programma of opgave kan vanuit dezelfde structuur naar het werk kijken. De werkwijze verschilt; de samenhang blijft behouden.
Veel teams kiezen voor periodes van zes weken of drie maanden. Aan het begin bepaalt het team welke resultaten belangrijk én haalbaar zijn. Tijdens het bestaande overleg bespreekt het wat goed gaat, waar iets dreigt vast te lopen en welke hulp of keuze nodig is.
Aan het einde kijkt het team niet alleen terug op wat is bereikt, maar ook op de samenwerking en de lessen voor de volgende periode.
Teams, Planner, SharePoint en Office zijn waardevolle hulpmiddelen voor overleggen, bestanden, taken en communicatie. Maar zij verbinden bestuurlijke doelen, werkpakketten, resultaten, teams, periodes en successen niet vanzelf tot één organisatiebreed werkbeeld.
Ox vervangt de Microsoft-werkplek niet. Het voegt de gezamenlijke datastructuur en het werkritme toe waarmee dwarsdoorsneden over teams, programma’s en opgaven mogelijk worden.
De registratie vindt plaats tijdens de bestaande gesprekken over werk en voortgang.
Nieuwe vragen worden zichtbaar toegevoegd en opnieuw afgewogen tegen wat al loopt.
Een werkpakket blijft eenvoudig en wordt alleen verdiept wanneer het team daar baat bij heeft.
Rust ontstaat niet doordat er minder werk is, maar doordat het werk gezamenlijk zichtbaar en bespreekbaar wordt. Teams nemen meer verantwoordelijkheid en leidinggevenden krijgen ruimte om aandacht te geven aan wat er echt toe doet.
“Vooral de rust én zelfredzaamheid is teruggekeerd op de afdeling.”
“Emprover is de machinekamer waar alles doorheen loopt.”
3 jaar Gemeente Vught koos na de pilot voor een meerjarige voortzetting.
9 van de 10 pilotteams in Tilburg kozen voor structureel gebruik.
Veel ervaren leidinggevenden herkennen zich in de principes van lerend organiseren en voelen zich verbonden met de visie van Emprover. Samen met Vrije Vogels en de praktijkervaring van Piet Sprangers werken we aan een praktische handreiking voor leidinggevenden in het sociaal domein.
Geen blauwdruk voor controle, maar een kompas om maatschappelijke opgaven te begrijpen, het werk uitvoerbaar te organiseren en mensen in beweging te brengen.
Begrijp het landschap
Organiseer het werk
Breng mensen in beweging